PDCA Cycle (Plan, Do, Check, and Action)

Gambar 1. PDCA Cycle

-

—Konsep PDCA cycle pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart pada tahun 1930 yang disebut dengan “Shewhart cycle“. Selanjutnya konsep ini dikembangkan oleh Dr. Walter Edwards Deming yang kemudian dikenal dengan ” The Deming Wheel”. PDCA cycle berguna sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem.

—Ada beberapa tahap yang dilakukan dalam PDCA cycle, yaitu:

a. Plan

1.      Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses tertentu.

2.      Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini

• Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut.
• Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

3.      Mengukur dan menganalisis situasi tersebut

• Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut
• Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses
• Teknik yang digunakan : observasi
• Mengunakan alat ukur seperti wawancara

4.      Fokus pada peluang peningkatan mutu

• Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan
• Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.

5.      Mengidentifikasi akar penyebab masalah

• Menyimpulkan penyebab
• Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
• Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa

6.      Menemukan dan memilih penyelesaian

• Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah
• Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

b.    Do

1.      Merencanakan suatu proyek uji coba

• Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.
• Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)

2.      Melaksanakan Pilot Project

Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu)

c.   Check

1.       Evaluasi hasil proyek

• Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut
• Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)
• Target yang ingin dicapai 80%
• Teknik yang digunakan: observasi dan survei
• Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner

2.       Membuat kesimpulan proyek

• Hasil menjanjikan namun perlu perubahan
• Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain
• Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas

d.    Action

1.   Standarisasi perubahan

• Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan
• Revisi proses yang sudah diperbaiki
• Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada
• Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan.
• Lakukan pelatihan bila perlu
• Mengembangkan rencana yang jelas
• Dokumentasikan proyek

2.   Memonitor perubahan

• Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur
• Alat yang digunakan : …….